Panduan Belajar Microsoft Excel 2003
TEORI DASAR
Microsoft Excel merupakan salah satu program dalam windows untuk mengolah data yang berupa angka dan lembar kerja terdiri dari worksheet (lembar kerja).
Jika pernah mempelajari Microsoft Word maka untuk mempelajari Microsoft Excel tidaklah begitu sulit, dikarenakan menu-menu yang ada hampir sama dengan menu-menu yang ada di microsoft Word.
Worksheet dalam Excel terdiri dari kolom dan baris. Pertemuan antara kolom dan baris disebut dengan sel ( sel A1, A2, B1, B2 dst.). Sel-sel dalam Excel dapat diisi dengan data-data dengan jenis yang berbeda.
Ada tiga jenis data yang dapat dimasukkan dalam lembar kerja, yaitu:
1. Label, berupa potongan teks/naskah, dengan ciri kas akan rata kiri apabila kita masukkan dalam sel.
2. Angka ( numerik), berupa bilangan / angka, dengan ciri akan rata kanan
3. Rumus (formula), berupa rumus perhitungan dalam Excel, dengan ciri khas selalu diawali dengan
tanda sama dengan ( = ).
Semua type data diatas dapat dirubah aligmentnya sesuai dengan yang kita inginkan, dengan cara di blok dulu sel mana yang akan diubah lalu tunjuk salah satu aligment (rata kiri, tengah, kanan).
MENGATUR KERTAS
Menentukan batas-batas pengetikan dan bentuk kertas
1. Klik menu File _Klik Page Setup
2. Klik margin (untuk menentukan batas pengetikan)
_ Top : Mengatur batas atas kertas
_ Bottom : Mengatur batas bawah kertas
_ Left : Mengatur batas kiri kertas
_ Right : Mengatur batas kanan kertas
3. Klik Page (mengatur ukuran kertas)
Tentukan kertas yang digunakan pada paper size, klik anak panah kebawah sebelah kanan.
4. Klik Ok
MEMASUKKAN DATA
1. Pindahkan penunjuk sel (menggunakan anak panah ke bawah, atas kanan atau kiri, atau bisa juga
menggunakan mouse) ke sel dimana data ingin dimasukkan
2. Ketik datanya lalu enter, untuk merubah data yang telah dimasukkan, letakkan sel pada data tersebut, kemudian tekan F2
MEMINDAH SEL
1. Pilih sel/range yang akan dipindahkan
2. Lalu klik toolbar Cut ( atau dari menu Edit _ Cut)
3. Pindahkan sel ketempat yang dinginkan
4. Klik toolbar Paste ( atau dari menu Edit _Paste)
MENGKOPY ISI SEL
1. Pilih sel/range yang akan dicopy
2. Lalu klik toolbar Copy ( atau dari menu Edit _ Copy)
3. Pindahkan sel ketempat yang dinginkan
4. Klik toolbar Paste ( atau dari menu Edit _ Paste)
MEMBUAT NOMOR URUT
1. Awali angka awal pembuatan nomor urut dengan tanda petik atas (‘1)
2. Lalu copylah kebawah _ penunjuk sel di letakkan pada pojok kanan bawah, lalu tariklah kebawah atau kekanan sesuai keinginan.
MENYISIPI SEL, BARIS ATAU KOLOM
1. Tunjuk sel mana yang akan di sisipi
2. Lalu blok kolom atau baris sebanyak yang ingin kita sisipi
3. Klik menu Insert colums / row
MENGHAPUS BARIS/KOLOM
1. Tunjuk sel pada baris atau kolom yang akan dihapus
2. Lalu klik menu Edit, kemudian pilih Delete
MERUBAH LEBAR BARIS
1. Blok range/daerah lembar kerja
2. Pilih Format _ Row_Height
3. Isikan nilainya, tekan OK
4. Atau dengan cara : letakkan kursor berada pada garis baris yang akan diperlebar disebelah paling kiri ( pada tulisan 1,2,3…), kemudian tarik kebawah/keatas
MERUBAH LEBAR KOLOM
1. Blok range/daerah lembar kerja
2. Pilih Format _ Column_Width
3. Isikan nilainya, tekan OK
4. Atau dengan cara : letakkan kursor berada pada garis kolom yang akan diperlebar disebelah paling atas ( pada tulisan A,B,C…), kemudian tarik kekanan/kekiri
MENGGABUNG SEL
1. Blok sel yang akan di gabung
2. Klik menu Format _ Cells
3. Klik Alignment
4. Pada text Alignment Horisontal dan Vertical dibuat Center
5. Lalu pada Text Control klik pada Merge Cell
MENENGAHKAN JUDUL
1. Blok judul sepanjang kolom yang ada
2. Lalu klik toolbar Merge and Center ( atau dengan langkah-langkah seperti pada menggabungkan sel, seperti diatas)
MEMFORMAT ISI SEL
1. Blok sel yang akan di format
2. Klik menu Format _Cells
a. Number : memformat sel berupa angka dalam bentuk-bentuk tertentu pada Category, terdapat beberapa kategori:
-General : bentuk umum
-Currency : memformat data dengan satuan mata uang
-Data : memformat data berupa tanggal. Dst.
b. Alignment : mengatur teks
c. Font : mengatur jenis huruf
d. Border : mengatur jenis garis pada border
e. Patern : memberi warna sel
MENYISIPI GAMBAR
1. Klik menu Insert _ Picture _ Clip Art
2. Pilih gambar yang diinginkan
3. Klik OK
MEMBUAT BORDIR
1. Blok tabel yang akan diberi bordir tersebut.
2. Klik anak panah kecil sebelah kanan toolbar Bordir atau klik Format _ Cells.. kemudian pilih Borders
3. Tentukan bordir yang diinginkan.
MENGURUTKAN DATA
1. Blok data yang akan diurutkan
2. Klik menu Data _ Sort
3. Pilih model pengurutan data (Ascending atau Descending, Ascending digunakan untuk mengurutkan data dari data terkecil, Descending kebalikannya)
MENCETAK LEMBAR KERJA
1. Tampilkan dulu lembar kerja ke layar( Print Preview)
2. Klik menu File _ Klik Print Preview
Kemudian setelah semua lembar kerja telah sesuai dengan yang kita inginkan, maka barulah proses cetak kita lakukan, dengan cara:
1. Klik menu File _ Klik Print
Pada Print Range, ada dua pilihan: All dan Page(s) From… to From… All berarti kita akan mencetak
semua halaman, Page(s) From … to From … mencetak halaman tertenu saja
2. Klik OK
RUMUS DAN FORMULA
Operator Matematika:
^ : Pangkat
/ : Bagi
* : Kali
- : Kurang
+ : Tambah
Setiap awal pengetikan dalam Excel harus diawali dengan tanda sama dengan (=)
FUNGSI STATISTIK
COUNT : Menentukan banyaknya data, ex. = COUNT(A1;A6) atau = COUNT(A1..A6), yaitu
menentukan banyaknya data dari sel A1 sampai A6.
SUM : Menentukan total / jumlah data, ex. = SUM(A1;A6) atau = SUM(A1..A6), yaitu
menjumlahkan data dari sel A1 sampai A6.
AVERAGE : Menghitung nilai rata-rata, ex. = AVERAGE(A1;A6) atau = AVERAGE(A1..A6),
yaitu menentukan rata-rata data dari sel A1 - A6.
MAX : Menentukan nilai tertinggi, ex. = MAX(A1;A6) atau = MAX(A1..A6), yaitu mencari
data tertinggi dari sel A1 sampai A6.
MIN : Menentukan nilai terendah, ex. = MIN(A1;A6) atau = MIN(A1..A6), yaitu mencari
data terendah dari sel A1 sampai A6.
ALAMAT ABSOLUT
Untuk mendapatkan alamat yang tetap/mutlak meskipun kita copy kearah manapun, dengan cara memberi alamat absolut pada baris atau kolom yang diinginkan. Dengan cara kita tambahkan tanda $.
Ex
| A
| B
| C
| D |
| 1 |
|
|
|
|
| 2 | No
| Nama
| Jam
| Upah |
| 3 | 1 | Moti | 2 |
|
| 4 | 2 | Hendro | 3 |
|
| 5 | 3 | Faiz | 1 |
|
| 6 | 4 | Jidin | 6 |
|
Ketentuan : UPAH = 1000 x JAM
1000 berada pada sel B1, maka untuk mengisikan rumus pada D3 adalah: = $B$1*D3, untuk mengisikan D4 dan seterusnya kita tinggal mengkopikan dari rumus yang telah di ketik di sel D3, karena untuk nilai 1000 (B1) tidak boleh berubah maka harus di beri alamat absolut ($B$1).
FUNGSI LOGIKA
Macam-macam logika adalah : =, <, >, <=, >=, <>
Bentuk umum =IF(X=n,A,B)
Dimana x: merupakan sel kondisi
n: isi kondisi/syarat
A: jawaban benar
B: jawaban salah
Ex.
| A
| B
| C
| D |
| 1 |
|
|
|
|
| 2 | No
| Nama
| JK
| Jenis |
| 3 | 1 | Moti | P |
|
| 4 | 2 | Hendro | P |
|
| 5 | 3 | Faiz | P |
|
| 6 | 4 | Jidin | P |
|
| 7 | 5 | Dhani | P |
|
| 8 | 6 | Josep | P |
|
Ketentuan : jika JK = P maka JENIS sama dengan Pria, jika JK = W maka JENIS sama dengan Wanita.
Maka rumus yang harus kita ketikkan di sel D3 adalah sebagai berikut: =IF(C3=”P”,”Pria”,”Wanita”)
Jika kondisi lebih dari satu, maka kita gunakan operator: AND atau OR
=AND(x,y) : menggabungkan dua kondisi dengan operator AND (dan), kedua-duanya
harus benar
=OR(x,y) : menggabungkan dua kondisi dengan operator OR(atau), maka salah satu
kondisi harus benar atau kedua-duanya benar
Dimana x : kondisi pertama, y : kondisi kedua
Bentuk Umum : =IF(Operator(x,y),a,b)
Ex.
| A
| B
| C
| D |
| 1 |
|
|
|
|
| 2 | No
| Nama
| Umur | Terima |
| 3 | 1 | Moti | 17 |
|
| 4 | 2 | Hendro | 35 |
|
| 5 | 3 | Faiz | 15 |
|
| 6 | 4 | Jidin | 26 |
|
| 7 | 5 | Dhani | 20 |
|
| 8 | 6 | Josep | 30 |
|
Ketentuan : Jika umur lebih besar sama dengan 20 dan lebih kecil sama dengan 30 maka TERIMA sama dengan Terima jika tidak TERIMA sama dengan Tolak, maka rumus yang di tulis adalah :
=IF(AND(c3>=20,c3<=30),”Terima”,”Tolak”) FUNGSI STRING
Macam-macam fungsi string :
=LEFT (x,n) : digunakan untuk mengambil sting di sel x dari kiri sebanyak n karakter
=RIGHT (x,n) : digunakan untuk mengambil sting di sel x dari kanan sebanyak n karakter
=MID(x,m,n) : di gunakan untuk mengambil string di sel x yang pengambilannya dimulai dari hitungan ke m dari kiri sebanyak n karakter
FUNGSI DATE (TANGGAL)
Dalam Excel penulisan data dalam bentuk tanggal sangatlah mudah, tingal menulis dengan urutan hari tanggal dan tahun. 2 karakter untuk tanggal, 3 karakter untuk bulan, 2 karakter untuk tahun. Untuk pemisah menggunakan tanda hubung -. Contohnya: 3-08-80 Tapi kalau kita ingin format yang lain, Excel juga menyediakan. Caranya adalah sebagai berikut:
1. Blok dulu datanya
2. Klik menu Format _ Cells
3. Pada Number pilih Date
4. Tunjuk salah satu bentuk data tanggal yang diinginkan
5. Ok
FUNGSI TIME ( WAKTU)
Untuk penulisan data waktu, dengan urutan jam, menit, lalu detik, yang di pisahkan dengan tanda : (titik dua), ex: 13:40:09 Tapi kalau kita ingin format yang lain, Excel juga menyediakan. Caranya adalah sebagai berikut:
1. Blok dulu datanya
2. Klik menu Format _ Cells
3. Pada Number pilih Time
4. Tunjuk salah satu bentuk data waktu yang diinginkan
5. Ok
PRAKTIK 1
Buatlah sebuah tabel seperti berikut :
No
| Mata Kuliah
| SKS
| Nilai
| Bobot |
| 1 | Pengenalan sistem komputer | 3 | A | 12 |
| 2 | Kalkulus 1 | 3 | B | 9 |
| 3 | Bahasa inggris | 2 | B | 6 |
| 4 | Studi islam | 2 | B | 6 |
| 5 | Logika matematika | 3 | A | 12 |
| 6 | Metode numerik | 3 | B | 9 |
| 7 | Perangkat lunak aplikasi (p) | 3 | B | 9 |
| 8 | Pendidikan pancasila | 2 | B | 6 |
| 9 | Ilmu budaya dasar | 2 | C | 4 |
| 10 | Algoritma & Pemrograman | 4 | B | 12 |
Langkah-langkah :
1. ketikkan semua data terlebih dahulu, mulai dari judul ( “ transkip nilai” ) sampai akhir
2. setelah selesai, buat bordir/garis pada tabel tersebtu dengan cara : blok tabel tersebut, klik format_cell_border, pilih garis yang diinginkan kemudian klik OK
3. tebalkan judul tabel dan judul kolom dengan cara : blok tulisan tersebut , klik icon bold ( B ) pada bar excell
4. buat judul kolom agar posisi berada ditengah-tengah kolom, dengan cara : blok semua judul kolom ( no, mata kuliah, sks … ) kemudian klik icon center ( )pada bar
5. buat judul tabel ( “ Transkip Nilai “ ) agar berada ditengah-tengah tabel dengancara : blok judul 10 tersebut mulai dari kolom no – bobot, kemudian klik format_ cell, klik Aligment, klik pada bagian merge cell
6. atau menggunakan cara yang singkat dari icon bar dengan cara : blok judul tersebut mulai dari kolom no – bobot, kemudian clik icon merge and center ( )pada bar
7. rubah lebar kolom sesuai dengan kebutuhan, dengan cara klik pada garis kolom yang akan diperlebar pada bagian paling atas sehingga kursor menjadi tand +, kemudian tarik kenan/kekiri
PRAKTIK 2
Buatlah tabel sepert i berikut :
Ketentuan :
Penjumlahan = bilangan A + bilangang B
Pengurangan = Bilangan A – Bilangan B
Perkalian = Bilangan A * Bilangan C
Pembagian = Bilangan A / Bilangan B
Langkah-langkah :
1. isikan data tabel seper ti diatas
2. kemudian untuk kolom penjumlahan, isikan dengan menggunakan rumus yang berlaku didalam excel, yai tu dengan cara : letakkan kursor pada sel D2, kemudian ketikkan rumus sebagai berikut : =C2+B2, tekan enter penjelasan rumus : C2 : alamat sel Bi langan B + : operator penjumlahan B2 : alamat sel Bi langan A
3. untuk baris berikutnya copykan dari sel D2 dengan cara klik sel D2 kemudian letakkan kursor pada pojok kanan bawah sel sehingga kuror membentuk tanda plus (+) tar ik sampai akhir bar is yang di inginkan 4. pada kolom pengurangan, perkalian dan pembagian lakukan hal yang sama seperti langkah diatas sesuai ketentuan, untuk pengurangan menggunakan 17 rumus men ( - ), perkalian menggunakan bintang ( * ), pembagian menggunakan tanda garis mir ing ( / ) LATIHAN
Buat tabel seperti berikut :
Ketentuan :
1. Jumlah nilai = ( 2 * nilai ujian + nilai harian )
2. Rata-rata= Jumlah nilai dibagi 3
3. carilah nilai harian dipangkat 3
4. Carilah nilai tertinggi dan nilai terendah dari masing-masing nilai
PRAKTIK 3
Buat tabel seperti berikut :
Ketentuan :
S1 : HDR1*10%
P1 : TT1*20%
K1 : TP1*70%
NK1 : S1+P1+K1 S2 : HDR2*10%
P2 : TT2*20%
K2 : TP2*70%
NK2 : S2+P2+K2
Nilai Raport : NK1+NK2 / 2
Langkah-langkah :
1. buat tabel dan isikan datanya ter lebih dahulu
2. isikan rumus untuk kolom S1dengan cara : letakkan kursor pada sel kolom S1 (J4), ket ikan rumus sesuai dengan ketentuan ( HDR*10% ), karena HDR ada pada sel D4 maka rumus yang dituliskan adalah : = D4*10% penjelasan rumus : D4 : Alamat sel HDR1 * : Operator perkal ian
3. kopikan rumus tersebut ke semua kolom S1
4. isikan semua kolom untuk P1,K1,NK1, S2,P2,K2 dan NK2 seperti pada langkahlangkah diatas dengan memperhatikan alamat dari masing-masing sel
PRAKTIK 4
Buat tabel seperti berikut :
Ketentuan : JML : N1+N2+N3 Rata-Rata : JML/3 Rangking : rangking dar i rata- rata untuk masing-masing siswa JUMLAH : jumlah N1, jumlah N2, Jumlah N3 dan jumlah rata- rata Langkah-langkah :
1. buatlah tabel beserta isinya/datanya ter lebih dahulu
2. isikan kolom JML dengan rumus sepert i ketentuan dengan memperhat ikan alamat N1, N2 danN3 (=C2+D2+E2), kopikan keseluruh kolom JML
3. isikan kolom rata-rata dengan rumus sesuai ketentuan dengan memperhat ikan alamat JML, ( =F2/3 ), kopikan keseluruh kolom rata- rata
4. buat isi kolom JML dan rata – rata agar nilainya menjadi 2 digti dibelakang koma dengan cara : blok kolom tersebut kl ik menu format_cell..kl ik number, kemudian pada bagian kategory klik number, pada decimal place isikan 2
5. isikan kolom rangking dengan menggunakan per intah rank dengan sintak rumusnya : =RANK(nilai yang di rangking,data yang di rangking,1/0) , untuk prakt ik diatas rumus yang di tuliskan adalah : = RANK (G2,G2 :G22,0) penjelasan rumus : = Rank : rumus untuk mencari rangking didalam excel G2 : alamat sel nilai yang dirangking ( rata- rata ) G2 :G22 : alamat sel data yang dirangking, yaitu mulai dari G2 sampai G22 0 : model pengurutan asending / descending, dalam hal ini berar ti pengurutan secara ascending
6. kopikan rumus tersebut keseluruh kolom rangking, tapi sebelum di kopikan buatlah alamat absolut (alamat yang tidak berubah meskipun dikopi ke manapun)dengan cara menambahkan tanda dolar ($) pada alamat tersebut, sehingga rumus mencari rangking diatas menjadi sebagai ber ikut : = RANK (G2,G$2 :G$22,0) penjelasan rumus : = Rank : rumus untuk mencari rangking didalam excel G2 : alamat sel nilai yang dirangking ( rata- rata ) $ : tanda untuk membuat alat absolut/t idak boleh berubah meskipun dikopi kemanapun G$2 :G$22 : alamat sel data yang dirangking dengan alamat absolut, yaitu mulai dar i G2 sampai G22
7. isikan kolom jumlah dari kolom N1,N2,N3, JML dan rata- rata dengan menggunakan rumus SUM (=SUM(kolom yang dijumlahkan), untuk kolom N1 rumus yang ditul iskan adalah : letakkan kursor pada sel yang akan diisi dengan jumlah N 1 kemudian ketikkan rumus dengan cara ketik =SUM(kl ik sel C1 dan tarik sampai sel C22 ) sehingga rumus yang dihasi lakan adalah =SUM(C1 :C22)
8. lakukan hal yang sama untuk jumlah N2,N3,JML dan rata- rata 2223
PRAKTIK 5
Buat tabel seperti ber ikut :
Ketentuan :
1. Tunjangan : - Jika status kawin =K, maka tunjangan = 200000 - Jika status kawin=T, maka tunjangan =0
2. Gaji pokok - Jika Kode = MN , maka gaji pokok = 1500000 - Jika Kode = SK, maka gaji pokok = 1100000
3. Total gaji = Gaji pokok ditambah tunjangan
4. Carilah total dengan fungsi sum
Langkah-langkah :
1. buatlah tabel beserta isinya/datanya ter lebih dahulu
2. pada kolom Tunjangan isikan rumus dengan menggunakan IF sebagai berikut : =if (D2= ‘ ’K’ ’ ;200000 ;0) penjelasan rumus : = if : rumus logika didalam excel D2 : alamat sel status kawin ‘’K’’ : Kondisi / syarat yang ditentukan 200000 : jawaban benar/kondisi memenuhi syarat 0 : jawaban salah/kondisi tidak memenuhi syarat Cara pembacaan rumus logika : Untuk rumus diatas cara membacanya adalah =if (D2= ‘ ’K’ ’ ;200000 ;0) : ‘’ jika D2 (status kawin) sama dengan K, maka Tunjangan sama dengan 200000, jika t idak maka Tunjangan sama dengan 0’’
3. kemudian kopikan rumus tersebutsampai akhir baris
4. pada kolom Gaj i Pokok isikan rumus dengan menggunakan IF sebagai berikut : =if (C2= ‘ ’MN’ ’ ;1500000 ;110000)
5. kemudian kopikan rumus tersebutsampai akhir baris
PRAKTIK 6
Buat tabel sebagai ber ikut :
Ketentuan :
HASIL 1 : mengambil 3 karakter dari ki ri dar i kolom nama
HASIL 2 : mengambil 4 karekter dari kanan dai kolom nama
HASIL 3 : mengambil 4 karakter dari ki ri mulai karakter ke 3 dari kolom nama
Langkah-langkah :
1. buatlah tabel beserta isinya/datanya ter lebih dahulu
2. isikan rumus untuk kolom NILAI 2 sebagai berikut : =LEFT(B2,3) penjelasan rumus : = LEFT : merupakan rumus didalam excel untuk mengambi l beberapa karakter dari ki ri B2 : alamat sel kolom nama ( Indonesia ) 3 : nilai karakter yang diambi l sebanyak 3 karakter
3. untuk NILAI 3 isikan rumus dengan langkah-langkah seper ti poin 2, tetapi untuk =LEFT diganti dengan = RIGHT
4. isikan rumus untuk kolom NILAI 4 sebagai berikut : =MID(B2,3,4) penjelasan rumus : = MID : merupakan rumus didalam excel untuk mengambi l beberapa karakter yang berada di dalam kalimat B2 : alamat sel kolom nama ( Indonesia ) 3 : nilai karakter yang diambi l mulai dar i karakter ke 3 dari ki r i 4 : nilai karakter yang diambi l sebanyak 4 karakter 26 PRAKTEK 7 Buat tabel sebagai berikut :
Ketentuan :
KELOMPOK : jika 2 karakter diawal Kode AD maka Bahan Pokok, jika tidak maka Umum
SATUAN : jika 3 karakter dar i belakang Kode BCD maka Dus, j ika t idak maka Buah
Langkah-langkah :
1. buatlah tabel beserta isinya/datanya ter lebih dahulu
2. isikan rumus untuk kolom KELOMPOK sebagai ber ikut : =IF(LEFT(B2,2)="AD", "Bahan Pokok", "Umum" ) penjelasan rumus : = IF : merupakan rumus logika dalam excel Left : rumus untuk mengambil suatu karakter dar i ki ri B2 : alamat sel KODE 2 : jumlah karakter yang diambil ‘’AD’ ’ : syarat kondisi sesuai ketentuan "Bahan Pokok" : jawaban benar/ j ika kondisi memenuhi syarat "Umum" : jawaban salah/ jika kondisi tidak memenuhi syarat Cara pembacaan rumus logika diatas : =IF(LEFT(B2,2)="AD", "Bahan Pokok", "Umum" ) ‘’ jika Kode diambil dua karakter dar i kir i sama dengan AD maka Kelompok sama dengan Bahan Pokok, j ika t idak maka Kelompok Umum’’
3. untuk kolom SATUAN lakukan seperti langkah-langkah pada poin 2, tetapi untuk Left diganti dengan Right dan kondisi/syarat disesuaikan denganketentuan 28
nstall windows xp dengan flashdisk
(just kiding)
